Code des assurances
Section III : Tenue de documents relatifs aux contrats, sinistres, réassurances.
Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d'un accès facile et comporter au moins les éléments suivants :
-soit numéro du contrat ou de l'avenant, soit numéro de l'assuré ou du sociétaire avec tous les contrats ou avenants le concernant ;
-date de souscription, durée du contrat ;
-nom du souscripteur, de l'assuré ;
-éventuellement nom ou code de l'intermédiaire ;
-date et heure de la prise d'effet stipulée au contrat ;
-date et motif de la sortie éventuelle ;
-monnaie dans laquelle le contrat est libellé ;
-type de garantie par référence aux catégories d'assurance définies à l'article A. 344-2 ;
-montant des limites de garantie, du capital ou de la rente assurée.
Par ailleurs, pour chaque sinistre, un document facilement accessible à partir du numéro d'enregistrement doit donner notamment la description des principaux éléments du sinistre et des réclamations et contentieux, le détail des décaissements et encaissements et, sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier, les évaluations successives des sommes à payer ou à recouvrer.
A la clôture de l'exercice, il est établi pour chaque catégorie définie à l'article A. 344-2 ci-après une liste à lecture directe comportant pour chaque sinistre survenu dans l'exercice, outre le numéro d'enregistrement, les sommes payées au cours de l'exercice, l'évaluation des sommes restant à payer (sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier) et le total de ces éléments ; les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n'étaient pas réglés à l'ouverture de l'exercice font l'objet de listes analogues comportant en outre les évaluations à la fin de l'exercice précédent. Ces listes fournissent enfin, s'il y a lieu, les indications analogues concernant les recours ou sauvetages.
Les informations suivantes doivent être portées sur un document pouvant être facilement consulté :
- numéro d'ordre du traité ;
- date de signature ;
- date d'effet ;
- durée ;
- nom du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire ;
- nature des risques objets du traité ;
- date à laquelle l'effet prend fin ;
- nature du traité.