Chapitre 160-2 : Application du code international de gestion de la sécurité (code ISM) par l'administration

Généralités.

1. Responsabilités et obligations des compagnies.

Les compagnies doivent établir des objectifs en matière de sécurité, tels que définis à la section 1.2 du code ISM, et mettre en place, appliquer et maintenir un système de gestion de la sécurité qui comporte les modalités pratiques énumérées à la section 1.4. du code ISM ;

L'application obligatoire du code ISM doit :

- favoriser et stimuler l'évolution vers une culture axée sur la sécurité dans le secteur maritime. Les clés du succès à cet égard sont, notamment, l'engagement, les valeurs et les convictions ;

- garantir, favoriser et promouvoir la prise en considération des recueils de règles, codes, directives et normes recommandés par l'OMI, l'administration, les sociétés de classification et les organisations du secteur maritime ;

Une organisation appropriée de la gestion, à terre comme à bord, s'impose pour garantir des normes de sécurité et de prévention de la pollution satisfaisantes. Il est donc nécessaire que les personnes responsables de la gestion des navires adoptent une approche systématique en matière de gestion ;

Pour satisfaire aux prescriptions du code ISM, les compagnies devraient établir, mettre en œuvre et maintenir un système de gestion de la sécurité visant à garantir que leur politique en matière de sécurité et de protection de l'environnement est appliquée. La politique de la compagnie doit comprendre les objectifs énoncés dans le code ISM ;

Les objectifs du paragraphe 1.2.2 du code donnent aux compagnies des orientations précises pour mettre en place les éléments du système de gestion de la sécurité.

2. Responsabilités et obligations de l'administration.

L'administration est chargée de vérifier que les prescriptions du code ISM ont été observées et de délivrer des documents de conformité aux compagnies et des certificats de gestion de la sécurité aux navires.

L'administration doit veiller à ce que les services d'expertise-conseils soient indépendants de ceux qui participent à la procédure de certification.

L'administration doit vérifier que le système de gestion de la sécurité est conforme aux prescriptions du code ISM et que les règles et règlements obligatoires sont observés.

L'évaluation d'un système de gestion de la sécurité doit permettre de déterminer si celui-ci permet de réaliser efficacement les objectifs fixés.

Le premier critère à observer, pour l'évaluation du respect des prescriptions du code ISM, est dans quelle mesure le système de gestion de la sécurité permet de satisfaire aux prescriptions spécifiques définies au paragraphe 1.2.3 du code.

Tous les registres pouvant faciliter la vérification du respect du code ISM doivent pouvoir être examinés. La compagnie doit donc être en mesure de fournir aux auditeurs les registres réglementaires et de classification qui lui permettent de s'assurer que les règles et règlements obligatoires sont toujours respectés.

Dans le cadre d'un système de gestion de la sécurité, l'application des recueils de règles, codes, directives et normes recommandés par l'OMI, l'administration, les sociétés de classification et autres organismes du secteur maritime n'a pas pour effet de rendre ces recommandations obligatoires. Les auditeurs doivent néanmoins encourager les compagnies à adopter ces recommandations lorsqu'elles leur sont applicables.

Processus de certification.

1. Le processus de certification applicable, pour la délivrance d'un document de conformité à une compagnie et d'un certificat de gestion de la sécurité à un navire, comprend les étapes suivantes :

.1 Vérification initiale ;

.2 Vérification annuelle ou intermédiaire ;

.3 Vérification aux fins de renouvellement ; et

.4 Vérification supplémentaire.

2. Ces vérifications sont effectuées lorsque la compagnie en fait la demande à l'administration, ou lorsque l'administration en fait la demande à un autre gouvernement contractant à la convention.

3. Ces vérifications comprennent un audit du système de gestion de la sécurité.

4. La vérification du respect des règles et règlements obligatoires, qui fait partie du système de certification en vertu du code ISM, ne fait pas double emploi avec les visites effectuées en vue de la délivrance d'autres certificats et ne remplace pas ces visites. La vérification du respect du code ISM ne dégage pas la compagnie, le capitaine ou tout autre organisme ou personne intervenant dans la gestion ou l'exploitation du navire de leurs responsabilités.

Vérification initiale.

1. La compagnie doit présenter à l'administration une demande de certification en vertu du code ISM.

2. L'évaluation du système de gestion à terre, effectuée par l'administration, doit comprendre une évaluation des bureaux où une telle gestion est appliquée et, éventuellement, d'autres établissements, selon l'organisation de la compagnie et les fonctions des différents établissements.

3. Lorsque l'évaluation est terminée et donne des résultats satisfaisants, un document de conformité est délivré à la compagnie, conformément à l'article 160-4.01, et des copies de ce document doivent être communiqués, au plus tôt par la compagnie, à chaque établissement à terre et à chaque navire exploité par la compagnie.

Chaque fois qu'un navire est évalué et reçoit un certificat de gestion de la sécurité, conformément à l'article 160-4.02. Une copie de ce certificat est transmis au siège de la compagnie.

4. Pour une compagnie comme pour un navire, l'audit de la gestion de la sécurité vise à déterminer :

.1 Si le système de gestion de la sécurité de la compagnie est conforme aux prescriptions du code ISM et, notamment, à obtenir des preuves objectives établissant que le système de gestion de la sécurité prévu par la compagnie fonctionne depuis trois mois au moins, dans les services à terre et à bord d'au moins un navire de chaque type exploité par cette compagnie ; et

.2 Si le système de gestion de la sécurité permet de réaliser les objectifs définis au paragraphe 1.2.3 du code ISM.

A bord d'un navire, il s'agit également de vérifier que le document de conformité délivré à la compagnie responsable de l'exploitation du navire s'applique bien à ce type particulier de navire et d'évaluer le système de gestion de la sécurité à bord pour vérifier qu'il satisfait aux prescriptions du code ISM et qu'il est appliqué.

Les preuves objectives établissant que le système de gestion de la sécurité de la compagnie fonctionne effectivement depuis trois mois au moins à terre et à bord du navire, et notamment les dossiers de l'audit interne effectué par la compagnie, doivent pouvoir être examinés.

Vérification annuelle du document de conformité.

1. Des audits annuels de gestion de la sécurité sont réalisés pour confirmer la validité du document de conformité. Lors de ces audits, il convient :

- d'examiner et de vérifier l'exactitude des registres réglementaires et de classification présentés pour au moins un navire de chaque type à laquelle s'applique le document de conformité ;

- de vérifier que le système de gestion de la sécurité fonctionne efficacement ; et

- que toutes modifications apportées au système sont conformes aux prescriptions du code ISM.

2. La vérification annuelle doit être effectuée au cours des trois mois qui précèdent ou qui suivent chaque date anniversaire du document de conformité. Les mesures correctives nécessaires doivent être prises dans un délai convenu ne dépassant pas trois mois.

3. Lorsque la compagnie possède plusieurs établissements à terre qui n'ont pas tous été inspectés lors de la vérification initiale, les évaluations annuelles devraient garantir que tous les sites sont inspectés pendant la période de validité du document de conformité.

4. La vérification annuelle est demandée par la compagnie, avec un préavis d'au moins deux mois, au chef du bureau de la réglementation et du contrôle des navires ou, selon le cas, à la direction interrégionale de la mer (DIRM) ou, outre-mer, à la direction de la mer (DM), ou au service des affaires maritimes (SAM) compétent.

La vérification annuelle est effectuée par une équipe d'auditeurs de l'administration, désignée, conformément à l'article 160-4.01, sur décision du sous-directeur chargé de la sécurité maritime ou, selon le cas, de la DIRM ou la DM, ou le SAM compétent.

Le conducteur d'audit transmet un exemplaire du rapport d'audit au bureau de la réglementation et du contrôle des navires ou, selon le cas, à la DIRM ou la DM, ou le SAM compétent. Il vise le document de conformité si aucune non-conformité majeure n'est constatée.

S'il relève une non-conformité majeure, le conducteur d'audit en informe sans délai le bureau de la réglementation et du contrôle des navires ou, selon le cas, la DIRM, la DM, ou au SAM compétent.

5. La compagnie fait parvenir, au plus tôt, à chaque navire concerné un exemplaire visé du document de conformité.

Vérification intermédiaire du certificat de gestion de la sécurité.

1. Des audits intermédiaires de gestion de la sécurité sont réalisés, à bord des navires, pour confirmer la validité du certificat de gestion de la sécurité. Ces audits ont pour objet de vérifier que le système de gestion de la sécurité fonctionne efficacement, à bord, et que toutes les modifications apportées au système sont conformes aux prescriptions du code ISM.

2. S'il est prévu d'effectuer une seule vérification intermédiaire, celle-ci devrait avoir lieu entre la deuxième et la troisième date anniversaire de la délivrance du certificat de gestion de la sécurité.

Dans certains cas, en particulier au cours de la période de fonctionnement initial du système de gestion de la sécurité, l'administration peut juger nécessaire d'augmenter la fréquence des vérifications intermédiaires. En outre, la nature des défauts de conformité peut aussi justifier une augmentation de la fréquence des vérifications intermédiaires.

3. La vérification intermédiaire est demandée par la compagnie au chef du centre de sécurité des navires compétent, avec un préavis d'au moins deux mois avant la date souhaitée. Cette vérification est effectuée par une équipe d'auditeurs, désignée conformément à l'article 160-4.02, sur décision du chef du centre de sécurité des navires compétent.

4. Le certificat de gestion de la sécurité est visé par le conducteur d'audit, par délégation du chef du centre de sécurité des navires, si aucune non-conformité majeure n'est constatée.

S'il relève une non-conformité majeure, le conducteur d'audit informe sans délai le chef du centre de sécurité des navires compétent. Les mesures correctives doivent être prises dans un délai convenu ne dépassant pas trois mois.

Une copie du rapport d'audit est adressée au centre de sécurité des navires compétent. Ce dernier en transmet une copie au bureau de la réglementation et du contrôle des navires ou, selon le cas, à la DIRM, la DM, ou le SAM compétent.

5. La validité du certificat de gestion de la sécurité est reconsidérée en cas de perte de validité du document de conformité.

Vérification aux fins de renouvellement.

1. La vérification aux fins de renouvellement doit être effectuée avant la date d'expiration du document de conformité ou du certificat de gestion de la sécurité.

Elle porte sur tous les éléments du système de gestion de la sécurité et sur les activités visées par les prescriptions du code ISM.

Elle peut être effectuée au plus tôt trois mois avant la date d'expiration du document de conformité ou du certificat de gestion de la sécurité mais elle devrait être terminée avant la date d'expiration.

2. La vérification aux fins de renouvellement du document de conformité ou du certificat de gestion de la sécurité est effectuée dans les mêmes conditions que la vérification initiale.

Auditeurs.

1. Les inspecteurs de la sécurité des navires et de la prévention des risques professionnels maritimes et le personnel qualifié, en poste au bureau de la réglementation et du contrôle des navires remplissant les critères de l'annexe 160-2.A.1 sont habilités à effectuer les audits de gestion de la sécurité.

Les auditeurs désignés s'aident de l'instruction ISM du bureau de la réglementation et du contrôle de la sécurité des navires.

Audit de gestion de la sécurité.

La procédure d'audit décrite dans les paragraphes qui suivent comprend toutes les étapes prévues pour la vérification initiale. Les audits de gestion de la sécurité, qui sont effectués dans le cadre de la vérification annuelle, de la vérification intermédiaire et de la vérification aux fins de renouvellement, s'effectuent selon les mêmes principes même si leur portée est différente.

1. Demande d'audit.

La compagnie soumet une demande d'audit à l'administration, conformément aux articles 160-2.03, 160-2.04 ou 160-2.05.

L'auditeur responsable et l'équipe chargée de l'audit sont désignées conformément aux disposition du chapitre 160-4.

2. Examen préliminaire.

A titre préliminaire et dans la mesure du possible, l'auditeur responsable et, le cas échéant, l'équipe d'audit devraient examiner le manuel de gestion de la sécurité afin de déterminer si le système de gestion de la sécurité permet de satisfaire aux prescriptions du code ISM.
Si cet examen révèle que le système n'est pas adéquat, l'audit devra être reporté jusqu'à ce que la compagnie ait pris les mesures correctives nécessaires.

3. Préparation de l'audit.

L'auditeur responsable établit un plan d'audit et le communique à la compagnie, ou au navire, et à l'équipe d'audit.

4. Exécution de l'audit.

4.1. La première étape de l'audit consiste en la tenue d'une réunion initiale pour :

- présenter l'équipe d'audit à la direction de la compagnie ou, selon le cas, aux officiers et principaux membres d'équipage du navire ;

- récapituler les méthodes d'exécution de l'audit ;

- confirmer que tous les moyens prévus sont disponibles ;

- confirmer la date et l'heure de la réunion finale ; et

- préciser, si nécessaire, les points flous.

4.2. L'équipe d'audit évalue le système de gestion de la sécurité en se fondant sur les documents présentés par la compagnie et les preuves objectives de son application effective.

Les entretiens et l'examen des documents servent à recueillir les preuves du fonctionnement du système de gestion de la sécurité. Une constatation du déroulement des activités ou opérations et des conditions dans lesquelles elles s'effectuent peut être nécessaire pour déterminer l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de respecter les normes spécifiques de sécurité et de protection de l'environnement prescrites par le code ISM.

4.3. Les constatations faites lors de l'audit doivent être documentées. Après avoir vérifié toutes les activités, l'équipe d'audit doit passer en revue l'ensemble de ses constatations afin de déterminer celles qui seront signalées comme étant des non-conformités, aussi bien du point de vue des prescriptions générales que des prescriptions particulières du code ISM.

4.4. A la fin de l'audit et avant de rédiger son rapport, l'équipe d'audit doit tenir une réunion avec la direction de la compagnie et les responsables des secteurs audités ou, selon le cas, avec les officiers et principaux membres d'équipage du navire, afin de présenter ses constatations et s'assurer que le résultat de l'audit est bien compris.

5. Rapport d'audit.

5.1. Le rapport d'audit doit être établi par ou sous contrôle de l'auditeur responsable, qui doit veiller à ce qu'il soit précis et complet.

5.2. Le rapport d'audit doit comprendre les éléments suivants :

- la chronologie de l'audit ;

- l'identification des membres de l'équipe d'audit ;

- la (ou les) date(s) de l'audit ;

- l'identification de la compagnie ;

- toutes les non-conformités relevées ; et

- les constatations portant sur l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de réaliser les objectifs spécifiés.

5.3. Le rapport d'audit est transmis à la compagnie.

Dans le cas d'un audit à bord d'un navire, la compagnie se charge de communiquer ce rapport au navire.

Il est recommandé aux compagnies de transmettre aux navires une copie du rapport d'audit des établissements à terre.

6. Suivi des mesures correctives.

Il incombe à la compagnie :

- de définir les actions correctives à mettre en œuvre pour remédier à une non-conformité ou pour en éliminer la cause ;

- de soumettre les propositions d'actions correctives au responsable de l'audit ;

- de mettre en œuvre, de manière efficace et pérenne, les actions correctives décidées.

La validité du document de conformité et des certificats de gestion de la sécurité connexes peut être mise en cause s'il n'est pas remédié aux non-conformités avec des prescriptions spécifiques du code ISM.

Les mesures correctives doivent être menées à bien dans les délais fixés. En fonction des non-conformités relevées, l'administration peut exiger la réalisation d'audits supplémentaires. Ces audits consécutifs doivent être déclenchés par la compagnie.

Responsabilités ayant trait aux audits de la gestion de la sécurité.

1. Responsabilités de la compagnie.

La vérification du respect des prescriptions du code ISM ne dégage pas la compagnie, la direction, les officiers ou les gens de mer de leurs obligations en ce qui concerne le respect de la législation nationale et internationale relative à la sécurité et à la protection de l'environnement.

Il incombe à la compagnie :

- d'informer le personnel intéressé des objectifs et de la portée de la certification en vertu du code ISM ;

- de désigner des membres du personnel responsables pour accompagner les membres de l'équipe chargée de la certification ;

- de fournir les ressources nécessaires aux personnes chargées de la certification pour garantir un processus de vérification efficace ;

- d'offrir l'accès et de fournir les pièces justificatives nécessaires aux personnes chargées de la certification ; et

- de coopérer avec l'équipe chargée de la vérification en vue de réaliser les objectifs de la certification.

2. Responsabilités de l'administration.

Il incombe à l'administration de veiller à ce que le processus de certification se déroule conformément au code ISM et aux présentes directives.

3. Responsabilités de l'équipe d'audit.

Que les vérifications nécessaires en vue de la certification soient effectuées ou non par une équipe, il convient de désigner un responsable ou conducteur d'audit. Ce dernier doit prendre les décisions finales concernant le déroulement de la vérification et l'établissement des constatations. Il a notamment les responsabilités suivantes :

- établir et proposer un plan d'audit ;

- présenter le compte rendu de l'audit ;

- rédiger et valider le rapport d'audit.

Le personnel qui participe à l'audit doit se conformer aux prescriptions applicables, respecter le caractère confidentiel des documents relatifs à la certification et traiter avec discrétion les renseignements confidentiels.

Vérifications inopinées.

S'il existe des motifs évidents de croire que la compagnie et/ou le navire sont en situation de non-conformité, le sous-directeur chargé de la sécurité maritime, le DIRM, le DM, ou le chef du centre de sécurité peuvent déclencher des audits de vérification au siège de la compagnie ou à bord du navire.

Retrait de certification.

Dans les cas prévus aux paragraphes 13.5, 13.5.1 et 13.9 du code ISM, le document de conformité est retiré par le sous-directeur de la sécurité maritime ou, selon le cas, par le DIRM ou le DM, et les certificats de gestion de la sécurité par le chef du centre de sécurité des navires compétent.

VÉRIFICATION DES DISPOSITIONS DU CODE INTERNATIONAL DE GESTION DE LA SÉCURITÉ (CODE ISM)

Normes relatives au mécanisme de certification en vertu du code ISM

1. Introduction.

Les équipes d'audit qui interviennent dans le processus de certification en vertu du code ISM doivent se conformer aux prescriptions spécifiques énoncées dans la présente annexe.

2. Compétences :

1. Généralités :

La gestion du système de certification en vertu du code ISM est assurée par des personnes ayant une connaissance pratique des procédures et méthodes à suivre en la matière.

Pour la vérification du respect du code ISM, les auditeurs sont soit :

.1 Des inspecteurs de la sécurité des navires et de la prévention des risques professionnels maritimes, qualifiés en application de la présente annexe ;

.2 Des personnels qualifiés, en application de la présente annexe, en poste au bureau de la réglementation et du contrôle des navires.

2. Compétences de base requises pour procéder aux vérifications :

Le personnel appelé à participer à la vérification du respect des prescriptions du code ISM dispose, au minimum, d'un niveau d'enseignement formel comprenant :

.1 Des qualifications obtenues auprès d'un établissement supérieur, reconnu par l'administration ou par un organisme reconnu dans une discipline appropriée des sciences physiques ou techniques (programme d'une durée de deux ans au moins) ; ou

2. Des qualifications obtenues auprès d'un établissement maritime ou d'une école de navigation maritime et un service approprié en mer en tant qu'officier breveté.

Il devrait avoir suivi une formation garantissant qu'il possède les compétences et les aptitudes requises pour procéder à la vérification du respect des prescriptions du code ISM, notamment en ce qui concerne :

.1 La connaissance et la compréhension du code ISM ;

.2 Les règles et règlements obligatoires ainsi que les recommandations que les compagnies sont tenues de prendre en considération en vertu du code ISM ;

.3 Les techniques d'évaluation (examen, entretiens, analyse et établissement des rapports) ;

.4 Les aspects techniques ou opérationnels de la gestion de la sécurité ;

.5 Les connaissances de base des transports maritimes et des opérations à bord ; et

.6 La participation à un audit au moins d'un système de gestion de type maritime.

Ces compétences sont démontrées par le biais d'examens, écrits ou oraux, ou d'autres moyens jugés acceptables.

3. Compétences requises pour la vérification initiale et la vérification aux fins de renouvellement :

Pour pouvoir évaluer pleinement si la compagnie ou le navire satisfait aux prescriptions du code ISM, outre les compétences de base mentionnées ci-dessus, le personnel appelé à effectuer une vérification initiale ou une vérification aux fins du renouvellement d'un document de conformité ou d'un certificat de gestion de la sécurité doit posséder les compétences lui permettant :

.1 De déterminer si les éléments du système de gestion de la sécurité sont conformes ou non aux prescriptions du code ISM ;

.2 De déterminer l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité de la compagnie, ou du navire, permet de garantir le respect des règles et règlements, sur la base des registres des visites réglementaires et de classification ;

.3 D'évaluer l'efficacité avec laquelle le système de gestion de la sécurité permet de garantir le respect d'autres règles et règlements, qui ne sont pas couverts par des visites réglementaires ou des visites de classification, et de faciliter la vérification du respect de ces règles et règlements ; et

.4 D'évaluer si les pratiques sûres recommandées par l'OMI, l'administration, les sociétés de classification et les organisations du secteur maritime ont été prises en considération.

Ces compétences peuvent être réunies au sein d'une équipe qui possède l'ensemble des compétences requises.

Le conducteur d'audit chargé d'effectuer une vérification initiale ou une vérification aux fins de renouvellement doit avoir au moins cinq ans d'expérience dans des domaines intéressant les aspects techniques ou opérationnels de la gestion de la sécurité, comme :

.1 Activité d'inspection des navires liée à la délivrance de certificats de sécurité ;

.2 Activité d'expertise liée à la classification des navires ;

.3 Navigation en tant qu'officier de la marine marchande ;

.4 Activité de capitaine d'armement ou d'ingénieur d'armement dans une compagnie de navigation ; ou

.5 Une combinaison de ces quatre types d'activité.

Il doit avoir participé au moins à trois vérifications initiales ou vérifications aux fins de renouvellement.

La participation à la vérification du respect d'autres normes de gestion peut être considérée comme équivalent à la participation à la vérification du respect du code ISM.

4. Compétences requises aux fins des vérifications annuelles, intermédiaires et provisoires :

Le personnel chargé d'effectuer une vérification annuelle, intermédiaire ou provisoire dispose des compétences de base rappelées ci-dessus et doit avoir participé au moins à deux vérifications initiales, annuelles, intermédiaires ou aux fins de renouvellement. Il doit avoir reçu les instructions spéciales nécessaires visant à garantir qu'il possède les compétences voulues pour déterminer l'efficacité du système de gestion de sécurité de la compagnie.

Il doit être capable de comprendre le français, écrit et parlé.