Section IV : Tenue de documents relatifs aux placements, contrats, sinistres, réassurances

Un inventaire permanent des placements doit être tenu, dans les conditions suivantes :
a) Les entrées et les sorties de placements doivent y être enregistrées, indépendamment de leur enregistrement comptable, au plus tard le lendemain de la naissance de l'engagement (pour les prêts et les immeubles) ou de la réception de l'avis d'achat ou de vente (pour les valeurs mobilières) ;
b) Chaque intitulé de valeur doit être suivi individuellement et comporter la désignation de la valeur et son imputation comptable, la désignation précise du dépositaire et du lieu de dépôt, le détail de chaque mouvement (nature, quantité, date et prix unitaire), la date, la nature et le montant des encaissements et décaissements afférents à l'achat, à la cession ou à l'amortissement partiel du placement ; et, pour les prêts, le taux d'intérêt, l'échéancier d'amortissement et la nature des garanties reçues ;
c) Les informations définies au b ci-dessus doivent pouvoir être consultées à tout moment, pour chaque intitulé de valeur ;
d) Au moins mensuellement, doit être établie une liste chronologique des mouvements du mois par compte divisionnaire du plan comptable, comportant pour chaque mouvement l'intitulé de la valeur, la quantité ainsi que la nature et la date du mouvement et le montant enregistré en comptabilité, ainsi que le solde en valeur du compte divisionnaire en début et en fin de mois et le solde général en valeur en début et en fin de mois. Pour les opérations non encore enregistrées en comptabilité (promesses d'achat ou de vente par exemple), les montants sont indiqués pour mémoire et récapitulés dans des soldes pour mémoire rattachés aux soldes en valeurs.

Les entreprises doivent soit délivrer les contrats sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs étant rattachés au contrat d'origine, soit affecter aux assurés ou sociétaires des numéros continus répondant aux mêmes exigences.

Les événements et les sinistres faisant jouer ou susceptibles de faire jouer au moins une des garanties prévues au contrat ou les sorties sont enregistrés dès qu'ils sont connus, sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries. Cet enregistrement est effectué par exercice de survenance ou, en transports, par exercice de souscription. Il comporte les renseignements suivants : date et numéro de l'enregistrement, numéro de contrat et, en tant que de besoin, date de la souscription, nom de l'assuré, date de l'événement. Il en est établi au moins une fois par mois une liste à lecture directe.
Par ailleurs, pour chaque sinistre, un document facilement accessible à partir du numéro d'enregistrement doit donner notamment la description des principaux éléments du sinistre et des réclamations et contentieux, le détail des décaissements et encaissements et, sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier, les évaluations successives des sommes à payer ou à recouvrer.
A la clôture de l'exercice, il est établi pour chaque catégorie définie à l'article A. 344-2 ci-après une liste à lecture directe comportant pour chaque sinistre survenu dans l'exercice, outre le numéro d'enregistrement, les sommes payées au cours de l'exercice, l'évaluation des sommes restant à payer (sauf si l'entreprise est dispensée de la méthode dossier par dossier) et le total de ces éléments ; les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n'étaient pas réglés à l'ouverture de l'exercice font l'objet de listes analogues comportant en outre les évaluations à la fin de l'exercice précédent. Ces listes fournissent enfin, s'il y a lieu, les indications analogues concernant les recours ou sauvetages.

Les traités de réassurance, acceptations, d'une part, cessions et rétrocessions, d'autre part, sont enregistrés par ordre chronologique sous un numérotage continu.
Les informations suivantes doivent être portées sur un document pouvant être facilement consulté :
-numéro d'ordre du traité ;
-date de signature ;
-date d'effet ;
-durée ;
-nom du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire ;
-nature des risques objets du traité ;
-date à laquelle l'effet prend fin ;
-nature du traité.