Code de l'action sociale et des familles
Sous-section 3 : Conditions de traitement et de conservation des données à caractère personnel permettant l'accès aux origines personnelles
1° De permettre la conservation et l'exploitation des demandes, déclarations et autres documents établis sous l'autorité du conseil ou transmis à celui-ci, notamment par les personnes, administrations et organismes mentionnés aux articles L. 147-5, L. 147-8 et L. 147-9, pour la mise en œuvre de la législation relative à l'accès aux origines personnelles ;
2° D'assurer le suivi et le traitement des demandes et déclarations dont le conseil est saisi en matière d'accès aux origines personnelles, afin de vérifier l'identité et la qualité du demandeur ou du déclarant, d'instruire les demandes d'accès aux origines et de procéder le cas échéant, au terme de l'instruction, à la communication de l'identité des parents de naissance et des renseignements ne portant pas atteinte au secret de cette identité ;
3° D'établir des statistiques sous forme anonyme sur l'activité du conseil et sur la mise en œuvre de la législation relative à l'accès aux origines personnelles.
Nota
1° Les demandes et déclarations mentionnées à l'article L. 147-2 et à l'article L. 147 3, ainsi que les pièces justificatives mentionnées à l'article R. 147-13 ;
2° Les pièces dont le conseil est destinataire en application des articles L. 147-5, L. 147-8 et L. 147-9 ;
3° Le pli fermé mentionné à l'article L. 222-6, ainsi que le document mentionné à l'article R. 147-23 ;
4° Les pièces recueillies, les documents produits et les comptes rendus établis par les agents du conseil ou par les personnes qu'il mandate en vue d'identifier les parents de naissance ;
5° Les rapports résultant de la procédure décrite à l'article R. 147-16.
Les documents mentionnés aux 1° à 5° sont également conservés par le conseil dans un dossier sur support papier.
1° Les informations nécessaires à l'identification et à l'établissement de la qualité de l'auteur de la demande ou de la déclaration, de ses représentants légaux, ascendants et descendants, ainsi que de ses collatéraux privilégiés, y compris les informations figurant sur les documents d'identité, les actes de naissance ou certificats d'origine, le jugement d'adoption du demandeur et la copie du certificat de décès des parents de naissance ;
2° Les informations nécessaires au suivi de la demande, y compris le numéro d'identification permettant de préserver la confidentialité de l'identité des personnes concernées attribué à chaque demande ;
3° La mention de la date de l'accusé de réception prévu à l'article R. 147-13 ;
4° Les informations relatives à la date et au lieu de l'accouchement ;
5° Les informations relatives à la date et aux modalités de remise de l'enfant au service de l'aide sociale à l'enfance ou à un organisme autorisé et habilité pour l'adoption ou à un organisme étranger qui a recueilli l'enfant, ainsi que les informations d'ordre administratif et social transmises par les établissements de santé de naissance dans le cadre de la recherche des parents de naissance ;
6° La mention concernant la présence ou l'absence, dans le dossier, d'éléments relatifs aux parents de naissance ou à l'indication de leur nom ;
7° Toutes informations, dont le conseil est destinataire en application des articles L. 147-5, L. 147-8 et L. 147-9, pouvant concourir à l'identification des parents de naissance ainsi qu'à leur localisation, notamment des informations relatives aux parcours scolaire, universitaire ou professionnel de la personne recherchée ou à sa prise en charge sociale et médico-sociale ;
8° La teneur et les dates des courriers échangés en application des articles L. 147-4 à L. 147-6, L. 147-8 et L. 147-9 ;
9° La mention et la date de la manifestation de volonté justifiant la levée du secret en application de l'article L. 147-6, du refus opposé à la levée du secret ou du décès du ou des parents de naissance ;
10° La mention et la date de la communication au demandeur de l'identité des parents de naissance ou du refus de levée de secret de ceux-ci ;
11° La mention, la date et la teneur de la communication de renseignements ne portant pas atteinte au secret de l'identité dans les conditions prévues à l'avant-dernier alinéa de l'article L. 147-5 ;
12° La mention et la date de l'acceptation ou du refus de l'accompagnement proposé par le conseil, ainsi que de la tenue éventuelle d'une rencontre dans les conditions prévues à l'article R. 147-17 ;
13° La mention de la clôture provisoire ou définitive du dossier.
Les données à caractère personnel concernant des personnes susceptibles d'être les parents de naissance, enregistrées dans le traitement au titre des premiers actes d'instruction, sont supprimées sans délai dès qu'il est établi que ces personnes ne sont pas concernées par l'accouchement dans le secret à l'origine de la saisine du conseil.
Peuvent également être enregistrés dans le traitement ORPER les relevés semestriels non nominatifs des accouchements secrets et des enfants remis à la naissance en vue de leur adoption, des levées de secret et des demandes d'accès aux origines, des remises d'identité sous pli fermé ainsi que des demandes de rapprochement, adressés au conseil par ses correspondants départementaux en application de l'article R. 147-24.
Les personnes, établissements, services et organismes mentionnés aux articles L. 147-4 à L. 147-6, L. 147-8 et L. 147-9 peuvent être rendus destinataires des documents et données mentionnées aux articles R. 147-26 et R. 147-27, dans la mesure où cette communication est strictement nécessaire pour obtenir de leur part des informations permettant d'instruire une demande d'accès aux origines personnelles.
Cette communication est réalisée par tout moyen sécurisé donnant une date certaine à sa réception.
Les personnes, établissements, services et organismes mentionnés aux articles L. 147-4 à L. 147-6, L. 147-8 et L. 147-9 peuvent être rendus destinataires des documents et données mentionnées aux articles R. 147-26 et R. 147-27, dans la mesure où cette communication est strictement nécessaire pour obtenir de leur part des informations permettant d'instruire une demande d'accès aux origines personnelles.
Cette communication est réalisée par tout moyen sécurisé donnant une date certaine à sa réception.
Les dossiers clos après communication de l'identité des parents de naissance sont conservés pendant une durée de cinq ans à compter de la date de clôture.
Les dossiers faisant l'objet, pour un autre motif, d'une clôture provisoire, en raison notamment de l'impossibilité d'identifier les parents de naissance ou d'un refus de levée du secret, sont conservés pendant une durée de dix ans à compter de la date de clôture.
En cas de réouverture du dossier faisant suite à une nouvelle demande, les délais prévus à l'alinéa précédent sont interrompus.
En application des b et c du 5 de l'article 14 du même règlement, l'exigence d'information prévue à cet article 14 en cas de collecte indirecte de données à caractère personnel n'est pas applicable aux autres personnes dont les données sont recueillies à l'occasion de l'instruction d'une demande ou d'une déclaration. Le Conseil national pour l'accès aux origines personnelles met à disposition sur son site internet les informations prévues aux a, c, d et e du 1 ainsi qu'aux a, c, e et f du 2 de l'article 14 du règlement.
En application du e et du i du 1 de l'article 23 du même règlement (UE), le droit à l'effacement et le droit d'opposition ne s'appliquent pas à ce traitement.
Les données figurant sur un autre support sont conservées dans les conditions prévues pour les archives publiques par le livre II du code du patrimoine.