L'aide au remplacement fait l'objet d'une convention conclue entre l'employeur et l'Etat, représenté par le préfet du département où est situé l'établissement où est employé le salarié.
La demande de convention doit être déposée par l'employeur auprès du directeur départemental du travail et de l'emploi au plus tard un mois après l'embauche ou la mise à disposition du salarié remplaçant.
La convention précise notamment :
a) L'identité et la qualité de l'employeur ainsi que le nombre des salariés calculé selon les règles définies à l'article R. 942-1 pour le seuil des cinquante salariés ;
b) L'identité et la qualification du salarié partant en formation et l'emploi occupé ;
c) La nature, la durée et les modalités de la formation envisagée ainsi que la désignation de l'organisme de formation ;
d) L'identité et la qualification du salarié remplaçant, la nature du poste et la durée du remplacement en nombre d'heures ;
e) L'identité de l'employeur du remplaçant quand il s'agit d'une mise à disposition par une entreprise de travail temporaire ou un groupement d'employeurs ;
f) Le montant et les modalités de versement de l'aide de l'Etat ;
g) Les modalités de contrôle de l'application de la convention.
La convention prend effet à compter de la date d'embauche ou de mise à disposition du salarié remplaçant.

Code du travail

Article R942-6