Arrêté du 12 novembre 2004 portant homologation des livres II à VI du règlement général de l'Autorité des marchés financiers
Section 9 : Enregistrements et conservation des données
2° elle veille à ce que le traitement électronique des données se déroule en toute sécurité et assure, en tant que de besoin, l'intégrité et la confidentialité des informations enregistrées.
II. - Elle veille à ce que pour chaque opération de portefeuille concernant l’OPCVM, un enregistrement d'informations suffisant pour permettre la reconstitution des détails de l'ordre et de l'opération exécutée soit effectué sans délai.
L'enregistrement mentionné à l'alinéa précédent comprend :
a) le nom ou la désignation de l’OPCVM et de la personne agissant pour le compte de cet OPCVM ;
b) les détails nécessaires pour identifier l’OPCVM dont il s'agit ;
c) le volume ;
d) le type d'ordre ou d'opération ;
e) le prix ;
f) pour les ordres, la date et l'heure exacte de transmission de l'ordre et le nom ou la désignation de la personne à qui l'ordre a été transmis ou, pour les opérations, la date et l'heure exacte de la décision de négocier et de l'exécution de l'opération ;
g) le nom de la personne transmettant l'ordre ou exécutant l'opération ;
h) le cas échéant, les motifs d'annulation de l'ordre ;
i) pour les opérations exécutées, l'identification de la contrepartie et du lieu d'exécution au sens de l'article 321-110.
III. - 1° la société de gestion de portefeuille s'assure que l'entité à qui est confiée la centralisation des ordres de souscription et de rachat sur parts ou actions de l’OPCVM en application de l'article L. 214-13 du code monétaire et financier soit en mesure d'enregistrer rapidement et correctement toutes les informations relatives aux ordres de souscription et de rachat mentionnées au II de l'article 411-65.
2° la société de gestion de portefeuille veille à ce que le traitement électronique des données mentionnées à l'alinéa précédent se déroule en toute sécurité et assure, en tant que de besoin, l'intégrité et la confidentialité des informations enregistrées.
En cas de retrait de l'agrément de la société de gestion de portefeuille, l'AMF peut exiger que celle-ci s'assure de la conservation de tous les enregistrements concernés jusqu'à l'échéance de la période de cinq ans prévue au premier alinéa.
L'AMF peut, dans des circonstances exceptionnelles, exiger de la société de gestion de portefeuille qu’elle conserve tout ou partie de ces enregistrements sur une période plus longue, dans la limite justifiée par la nature de l'instrument ou de la transaction, si cela lui est indispensable pour exercer ses fonctions de contrôle.
Lorsque la gestion de l’OPCVM est assurée par une nouvelle société de gestion de portefeuille, celle-ci doit avoir accès aux enregistrements des cinq dernières années.
1° l'AMF doit pouvoir y accéder facilement et reconstituer chaque étape clé du traitement de toutes les transactions ;
2° il doit être possible de vérifier aisément le contenu de toute correction ou autre modification, ou l'état des enregistrements antérieurs à ces corrections ou modifications ;
3° il ne doit pas être possible de manipuler ou altérer les enregistrements de quelque façon que ce soit.
1° des négociateurs d'instruments financiers au sens de l’article 312-21 ;
2° des personnes concernées qui, sans être négociateurs, participent à la relation commerciale avec les donneurs d'ordres, lorsque le responsable de la conformité et du contrôle interne l'estime nécessaire du fait de l'importance que sont susceptibles de revêtir les montants ou les risques des ordres en cause.
Toutefois, la société de gestion de portefeuille peut délivrer une habilitation spécifique aux négociateurs susceptibles de réaliser une transaction sur un instrument financier en dehors des horaires ou de la localisation habituels des services auxquels ils sont attachés. Elle établit une procédure définissant les modalités de ces interventions, de telle sorte qu'elles soient assurées avec la sécurité requise.
L'audition de l'enregistrement d'une conversation prévu à l'article 321-72 peut être effectuée par le responsable de la conformité et du contrôle interne. Si ce responsable ne procède pas lui-même à l'audition, celle-ci ne peut intervenir qu'avec son accord ou l'accord d'une personne désignée par lui.
Les personnes mentionnées à l'article 321-72 dont les conversations téléphoniques sont susceptibles de faire l'objet d'un enregistrement sont informées des conditions dans lesquelles elles pourront écouter les enregistrements en cause.
La durée de conservation des enregistrements téléphoniques requis par le présent règlement est d'au moins six mois. Elle ne peut être supérieure à cinq ans.